Infos pratiques

Étape 1 : l’inscription

Lexique

Ouvrant droit : l’agent dont le statut ouvre un droit aux facilités de circulation (FC) SNCF pour lui-même et pour sa famille.
Ayant droit : enfant mineur (jusqu’à la fin du séjour) de l’ouvrant droit et bénéficiaire de FC par son intermédiaire.
Situation fiscale : avis d’imposition 2016 sur les revenus 2015.
Facilités de circulation (FC) : à demander par l’ouvrant droit pour l’enfant ayant droit auprès de son agence “Paye-Famille SNCF”.
QF : Quotient familial.

Chaque enfant peut prétendre à :
– Autant de séjours qu’il souhaite en France.
– Un seul séjour à l’étranger par année civile (linguistique et/ou itinérant).

Que comprennent les frais de séjour ?
– Pour les 4-5 ans la pension complète et les activités.
– Pour les 6-15 ans en France : la pension complète, les activités et le convoyage.
– Pour les 14-15 ans en France : la pension complète, les activités et le transport depuis le point de rassemblement fixé par le CCGPF.
– Pour les 16-17 ans : la pension complète, les activités et le transport depuis le point de rassemblement fixé par le CCGP

Comment s´inscrire ?
En ligne
La saisie en ligne est possible à partir du site internet de votre CE, laissez-vous guider !
ou fiche d’inscription papier :
> Retirez une fiche d’inscription par demande de séjour auprès de votre CE. Les adresses courriel, postale et n° de téléphone des parents sont obligatoires et à inscrire LISIBLEMENT sur la fiche d’inscription.
> Notez votre point d’accueil (liste page 157). Il est obligatoirement le même à l’aller et au retour.
> Sélectionnez dans le catalogue 3 séjours selon l’âge de votre enfant. Nous nous efforcerons de répondre à l’un de ces 3 choix.

Comment partir avec un copain ou une copine ayant droit de la SNCF ?
– Chaque ouvrant droit doit remplir le cadre réservé sur la fiche d’inscription avec le nom et le prénom de l’autre enfant.
– Selon les places disponibles, votre enfant pourra être affecté avec son copain ou sa copine sur un séjour identique.
– Les points d’accueil et la catégorie d’âge doivent obligatoirement être les mêmes.
Les dérogations d’âges sont impossibles.

Que faire de la demande ?
– Remettez la fiche d’inscription à votre CE, accompagnée des éléments de votre situation fiscale et pour :
> actifs : copie du bulletin de salaire
> retraités : copie de l’avis de pension
– Et pour chacun des enfants inscrits :
> la photocopie de la carte de circulation SNCF de l’enfant ou de son fichet 2017.
– Dans le cas d’une demande de séjour à l’étranger, ajoutez :
> la photocopie de la carte nationale d’identité ou du passeport de l’ayant droit en cours de validité.

Demande incomplète
Toute demande incomplète ne sera pas traitée.

Comment s’acquitter des frais de séjour ?
Vous pouvez régler :
– Pour les ouvrants droit actifs ou retraités :
> prioritairement retenue sur salaire ou pension en 4 mensualités à l’issue des séjours, ou à votre demande :
> par chèque bancaire et/ou chèque vacances (ANCV).
> par carte bancaire sur le site de paiement en ligne.
– Pour les Personnels CE et CCGPF :
> par prélèvement sur compte bancaire en 4 mensualités à l’issue des séjours
> par chèque vacances (ANCV).
– Chèques vacances émis par l’ANCV
Si vous bénéficiez de chèques vacances émis par l’Agence nationale des chèques vacances, vous pouvez les utiliser pour payer tout ou partie de votre séjour.
Ces chèques sont nominatifs. Nous n’acceptons que ceux libellés au nom et adresse du titulaire ayant la charge de l’enfant. Les chèques vacances sont valables pour l’ensemble des séjours. Tous les chèques doivent être libellés au nom du CCGPF (nom et adresse du prestataire) et nous être envoyés en recommandé.
Autres aides financières
Les documents sont à adresser au :
CCGPF – Service Comptabilité
7, rue de Château-Landon – 75010 Paris.
– Bons CAF : bons vacances émis par les

Caisses d’Allocations Familiales
Les caisses d’allocations familiales (CAF) délivrent des bons vacances au bénéfice des allocataires. Ils viennent en déduction du solde de votre séjour. Ils devront être adressés au plus tard 40 jours avant le début du séjour. Si le montant des bons est supérieur au montant du solde, le CCGPF remboursera la différence après paiement de la CAF.
– Les Bons VACAF devront être adressés au plus tard 45 jours avant le début du séjour.
Important : pour percevoir les aides au temps libre ou les aides VACAF, veuillez vérifier auprès de votre CAF que cette dernière est conventionnée avec le CCGPF.

Attestation de séjour
À l’issue des séjours, vous pouvez obtenir une attestation 20 jours après la date de fin de séjour :
> par courrier au CCGPF
Service Comptabilité
7, rue de Château-Landon – 75010 PARIS
Vous devez obligatoirement joindre une enveloppe affranchie et libellée à votre adresse.
> par mail à comptaclients@ccgpfcheminots.com

Étape 2 : le traitement de la demande

Dès l’enregistrement du dossier au CCGPF, un mail d’accusé de réception est adressé au demandeur.
– Les dossiers enregistrés par le CCGPF avant le 13 février 2017 pour les séjours 6/17 ans et le 12 juin 2017 pour les séjours 4-5 ans sont traités prioritairement.
– Les dossiers enregistrés par le CCGPF après ces dates sont traités selon les places disponibles.
– Les séjours sont attribués de manière automatique par notre logiciel d’affectations grâce à des algorithmes qui prennent en considération les points suivants :
> satisfaction des choix pour les séjours déjà effectués ;
> places disponibles sur une activité et une période et selon la tranche d’âge ;
> mixité filles et garçons ;
> rationalisation du convoyage collectif.

Tous ces critères déterminent un ordre prioritaire d’affectation. Dans le cas de 2 dossiers à égalité, c’est la famille avec la tranche tarifaire la plus basse qui sera privilégiée.

Le CCGPF souhaite favoriser le départ en vacances du plus grand nombre. Toutes les demandes se verront proposer une offre de séjour. Si malgré notre volonté, il n’est pas possible de vous adresser une offre correspondante à l’un de vos choix, un contact personnalisé sera établi avec le demandeur.

 

 

Étape 3 : l’offre de séjour

Le CCGPF envoie aux familles une offre de séjour et un coupon-réponse.

1) l’offre de séjour contient le lien internet et les codes d’accès au blog “Regarde mon séjour”. Ils vous permettront de consulter le contenu du séjour et de télécharger les documents obligatoires.
> Envoi début avril pour les demandes enregistrées avant les dates de clôture des inscriptions.
> Envoi dans les meilleurs délais pour les demandes retardataires.
2) le coupon-réponse permet de valider définitivement la demande :
> vous acceptez le séjour : cochez “j’accepte le séjour”.
> vous souhaitez une autre proposition (option réservée aux inscriptions arrivées dans les délais) ; Indiquez votre nouveau choix sur le coupon.
> Vous annulez le séjour : cochez “j’annule ma demande”.

Dans tous les cas retournez le coupon-réponse, sous huit jours au :
CCGPF
Service Enfance-Jeunesse
Pôle réservations
7, rue de Château-Landon, 75010 Paris
En cas de non-retour du coupon, le CCGPF vous facturera des frais de dossiers équivalents à 50 €.

Conditions d’annulation
Des frais d’annulation seront facturés à l’ouvrant droit sur la base du montant total du séjour et selon le barème suivant :
De 30 jrs à 21 jrs du départ 25 %
De 20 jrs à 8 jrs du départ 50 %
De 7 jrs à 2 jrs du départ 75 %
Moins de 48 h du départ 90 %
Non présentation au départ 100 %
Seule la présentation de justificatifs (bulletin d’hospitalisation, certificat médical précis…) permettra au CCGPF d’apprécier une éventuelle réduction des sommes dues.

Étape 4 : l’avis de départ

Ce document contient la convocation de votre enfant et les informations sur son voyage. Il est transmis par :
> votre CE pour les séjours 6-15 ans en France ;
> le CCGPF pour les séjours 4-5 ans, 16/17 ans en France et les séjours à l’étranger.

Transport et accompagnement :
– 4 à 5 ans : les parents sont chargés d’accompagner leur enfant au centre de vacances et de venir le rechercher.
– 6 à 15 ans : le convoyage est une option gratuite organisée par votre CE en relation avec le CCGPF. Il n’est possible que si le point d’accueil choisi par la famille est identique à l’aller et au retour. Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cette option, merci de l’indiquer à l’inscription.
– 14 à 15 ans Étranger : la prise en charge des enfants commence au point de rassemblement fixé par le CCGPF.
– 16 à 17 ans : le convoyage n’est pas organisé. Le voyage vers le point de rassemblement est à la charge des parents.

ATTENTION : le CCGPF organise un transport collectif. Il est responsable des mineurs dès la prise en charge au point d’accueil ou au point de rassemblement et jusqu’au retour au même point. La montée ou la descente en cours de route ne sont pas autorisées.
> Voyage à bord des trains de la SNCF (réguliers ou spéciaux) pour les séjours en France.
> Voyage à bord des trains internationaux ou à bord de compagnies aériennes régulières pour les séjours à l’étranger.

Bagages
– Pour les séjours fixes : privilégier les valises à roulettes.
– Pour les séjours itinérants : sac à dos obligatoire.

Quels documents l’enfant doit-il emporter ?
– Pour les séjours en France
> fiche sanitaire et trousseau type (vêtements à emporter) à compléter et signer par les responsables légaux ;
(documents en téléchargement sur le site du CCGPF, onglet “enfance-jeunesse”, rubrique “regarde mon séjour” : lien : Des nouvelles de vos enfants…).
> documents et attestations spécifiques précisés dans le descriptif du séjour ;
> justificatif des vaccinations légales (article R227-7 du code de l’Action social et de la Famille) ;
> photocopie de l’attestation de votre Caisse de Prévoyance ou de Sécurité Sociale sur laquelle apparaît l’enfant inscrit.
– Pour les séjours à l’étranger
(sous réserve de modifications de l’administration)
> original de la carte d’identité ou du passeport individuel en cours de validité ;
> la carte européenne d’Assurance-Maladie ;
> la carte de lycéen ou d’étudiant ;
> l’autorisation de sortie du territoire signée des parents.
Et, selon les informations données avec l’offre du séjour :
> la carte de circulation SNCF pour les ayants droit ;
> la carte FIP (carte internationale de réduction) 2017-2019 pour les ayants droit ;
> facilités de circulation spécifiques ;
> visas éventuels.

Étape 5 : pendant le séjour

L’hébergement
– en centres fixes et selon les sites :
> grandes tentes collectives aménagées avec des lits, des armoires.
> chambres collectives dans des bâtiments en dur.
> dans tous les cas, cuisine et blocs sanitaires en dur.
– en séjours itinérants : en campings (toiles de tente), en auberges de jeunesse, ou en hôtels.

La restauration
– en centres fixes, elle est assurée par un cuisinier de collectivité.
Attention : les régimes spéciaux sont impossibles.
– en séjours itinérants, elle est placée sous l’autorité des animateurs avec la participation des jeunes.

L’entretien du linge
– en centres fixes, il est géré par un employé de collectivité selon un cycle hebdomadaire.
– en séjours itinérants, Il est pris en charge par les jeunes aux différentes étapes.

L’encadrement
– en centres fixes :
> les directeurs sont sélectionnés par le CCGPF. Ils sont titulaires ou stagiaires du Brevet d’aptitude aux fonctions de direction, ou d’une équivalence.
> les séjours répondent aux normes légales : 1 animateur au minimum pour 12 enfants (1 pour 8 enfants pour les séjours 4-5 ans). Les animateurs sont majoritairement diplômés ou en cours de formation.
> une équipe technique (cuisinier, second, employés de collectivité) assure la prestation hôtelière.
– en séjours itinérants
> 1 directeur et 3 animateurs pour 24 jeunes.
> Les jeunes participent aux tâches collectives.

Le thème
– en centres fixes :
> 4 séances pour les séjours de 10 jours
> 6 séances pour les séjours de 14 jours
Ces séances sont animées par du personnel qualifié.
– en séjours itinérants, découverte de l’environnement et d’une culture différente.

Les activités et les loisirs
Les animateurs sont chargés d’organiser des jeux, veillées, sorties et ateliers.

Interruption de séjour
– À l’initiative du CCGPF : dans le cas d’un nombre insuffisant de demandes, en cas de force majeure ou si l’attitude du jeune est incompatible avec la vie en collectivité.
– À l’initiative de la famille : si le séjour ne correspond pas à vos attentes. Dans ce cas, les frais du séjour sont dus dans leur intégralité et le retour anticipé du jeune à la charge des parents.

Santé & assurances
– Le CCGPF couvre ses participants en tant que victime ou responsable d’un accident.
– Si un traitement médical doit être suivi lors du séjour de votre enfant, l’ordonnance doit obligatoirement accompagner les médicaments.
– En cas de casse d’un appareil dentaire ou de lunettes, la prise en charge par notre assurance ne peut être consécutive qu’à un accident corporel ou si notre responsabilité est engagée. Nous vous conseillons de souscrire une extension de garantie auprès de votre compagnie d’assurance.

Rapatriement
En cas d’accident ou de maladie nécessitant le retour au domicile, Europ Assistance intervient à la demande du CCGPF et sur seule décision du médecin régulateur.

Objets de valeur
Le vol, la perte et la détérioration des effets personnels ne pourront faire l’objet d’un quelconque dédommagement.

Argent de poche
Par sécurité, votre enfant confie son argent au directeur. À partir de 14 ans, le jeune peut le garder sous son entière responsabilité.
Le montant est laissé à l’appréciation de chacun.

Communication
Pour avoir des nouvelles de votre enfant, vous pouvez consulter le blog du séjour : www.ccgpfcheminots.com
– Pour y accéder :
> 1 – Cliquez sur l’onglet Enfance-jeunesse puis sur le lien : “Regarde mon séjour”.
> Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
> 2 – Saisir l’identifiant : ccgpf et le mot de passe du séjour noté sur l’offre de séjour et l’avis de départ.
Il reste entendu que, pour tout problème particulier, vous avez la possibilité de contacter le directeur au numéro indiqué sur le descriptif du séjour.

Rappel des règles
– En application de la loi, les consommations de tabac et d’alcool ne sont pas autorisées dans l’enceinte des centres de vacances.
– La consommation ou la détention de produits illicites fera l’objet d’un renvoi immédiat du jeune concerné, aux frais exclusifs de la famille. La totalité des frais du séjour sera facturée.
– L’usage du téléphone portable doit se faire selon des règles compatibles avec la vie collective.
– Les propos et les attitudes discriminantes ou dégradantes seront immédiatement signalés aux parents. Le CCGPF prendra les dispositions qui s’imposent.
Ces mesures s’appliquent également aux adultes chargés de l’encadrement.

Droit à l’image
– Les enfants peuvent être filmés ou photographiés par des professionnels agréés par le CCGPF. Ces reportages sont strictement utilisés dans le cadre des publications du CCGPF.
– Si vous refusez l’utilisation des images de votre enfant, merci de cocher la case correspondante sur la fiche d’inscription.

Frais médicaux
En cas de besoin les frais médicaux engagés pour votre enfant sont avancés par le CCGPF. Nous vous demanderons le remboursement à l’issue de la saison.